Datenschutzerklärung

VOCAI (Einzelunternehmen)

Inhaber: Resvan Asisi

Germaniastr. 146

45355 Essen

Deutschland

E-Mail: hallo@vocai.de

Telefon: +49 151 23123120

Diese Website und die VOCAI-Plattform werden auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland betrieben. Der primäre Serverstandort ist Frankfurt am Main, Deutschland.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Ein Datentransfer in Drittländer findet durch das Hosting selbst nicht statt. Hetzner ist gemäß Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter gebunden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und leistungsfähigen Infrastruktur in der EU).

Datenschutzinformationen Hetzner: hetzner.com/de/legal/privacy-policy

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden automatisch folgende Daten in Server-Logfiles erhoben:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners
• IP-Adresse (anonymisiert nach Speicherung)
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
• Übertragene Datenmenge und HTTP-Statuscode

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Stabilität unserer Website). Die Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht.

Wir setzen technisch notwendige Cookies, um die Funktionsfähigkeit unserer Plattform sicherzustellen (z.B. Session-Cookies für den Login-Bereich, Sprachpräferenz). Diese Cookies sind für den Betrieb der Website unbedingt erforderlich und können nicht deaktiviert werden.

Rechtsgrundlage für technisch notwendige Cookies: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Analyse- und Marketing-Cookies werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wir nutzen PostHog (PostHog, Inc., 965 Mission St, San Francisco, CA 94103, USA) für die Analyse der Websitenutzung. Wir verwenden dabei ausschließlich die EU-Cloud-Instanz von PostHog (eu.posthog.com), sodass Ihre Daten auf EU-Servern verarbeitet und gespeichert werden.

PostHog erfasst dabei pseudonymisiert Informationen zur Nutzung unserer Website, insbesondere:

• Aufgerufene Seiten und Verweildauer
• Klick-Events und Nutzerinteraktionen
• Gerätekategorie, Browser und Betriebssystem (aggregiert)
• Einstiegs- und Ausstiegsseiten

IP-Adressen werden vor der Speicherung anonymisiert. Es findet kein Profiling einzelner Personen statt. Da die Datenverarbeitung über die EU-Cloud erfolgt, findet kein Transfer in die USA statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Optimierung unserer Dienste). Soweit Analyse-Cookies gesetzt werden, gilt zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Sie können der Datenerhebung widersprechen, indem Sie im Cookie-Consent-Banner Analytics-Cookies ablehnen.

Datenschutzinformationen PostHog: posthog.com/privacy

Bei der Registrierung und Nutzung unseres SaaS-Dienstes verarbeiten wir folgende Daten:

• Name und Firmenname (Pflichtangaben)
• E-Mail-Adresse (Pflichtangabe, dient als Login)
• Passwort (gespeichert als bcrypt-Hash — kein Klartext-Zugriff möglich)
• Telefonnummer (optional, für Testanrufe und Kontobenachrichtigungen)
• Rechnungsadresse und Zahlungsinformationen (verarbeitet über Stripe, s. Abschnitt 8.1)
• Nutzungsprotokolle und Konfigurationsdaten des Kontos

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kontosicherheit).

Ihre Kontodaten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung gespeichert. Nach Vertragsbeendigung werden die Daten unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen gemäß § 147 AO) gelöscht.

Kernfunktion von VOCAI ist die automatisierte Anrufannahme und -verarbeitung durch künstliche Intelligenz im Auftrag unserer Geschäftskunden (B2B). In dieser Funktion handelt VOCAI als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO für unsere Kunden, die ihrerseits Verantwortliche gegenüber den Anrufenden sind.

Bei der Anrufverarbeitung werden folgende Daten verarbeitet:

• Rufnummer des Anrufers (Identifizierung, Rückrufmöglichkeit)
• Audiodaten des Gesprächs (während der Echtzeitverarbeitung)
• Transkription des Gesprächs (Sprachtext)
• Extrahierte Informationen (Name, Anliegen, Terminwünsche, Kontaktdaten)
• Anrufdauer und Zeitstempel

Hinweis für Anrufer: Am Beginn jedes Anrufs werden Anrufer automatisch darüber informiert, dass sie mit einem KI-gestützten System sprechen und das Gespräch aufgezeichnet und transkribiert werden kann. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis der Einwilligung des Anrufers (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder des berechtigten Interesses des Kunden an der Geschäftskommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Transkriptionen werden nach Ablauf der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsfrist gelöscht (Standard: 90 Tage, konfigurierbar durch den Kunden).

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, speichern wir die von Ihnen übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für eventuelle Anschlussfragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland (EU-Niederlassung). Bei Zahlungsvorgängen werden Zahlungsdaten direkt an Stripe übermittelt und dort verarbeitet. Wir speichern keine vollständigen Zahlungsdaten (Kreditkartennummern, vollständige IBAN) auf unseren Servern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Da Stripe Inc. ein US-amerikanisches Mutterunternehmen hat, kann eine Datenübermittlung in die USA stattfinden. Diese erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie des EU-US Data Privacy Framework.

Datenschutzinformationen Stripe: stripe.com/de/privacy

Für den Versand transaktionaler E-Mails (Registrierungsbestätigung, Passwort-Reset, Systembenachrichtigungen) nutzen wir Resend, Inc., San Francisco, USA. Dabei wird Ihre E-Mail-Adresse sowie der Nachrichteninhalt an Resend übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Datentransfer in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Datenschutzinformationen Resend: resend.com/legal/privacy-policy

Für die Telefonie-Infrastruktur und Echtzeit-Sprachverarbeitung nutzen wir VAPI AI, Inc., USA. Audiodaten von Anrufen werden zur Echtzeit-Verarbeitung (Spracherkennung, Sprachsynthese) an VAPI übermittelt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung). Datentransfer in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Für die KI-gestützte Analyse und Verarbeitung von Gesprächstranskriptionen nutzen wir das Sprachmodell GLM-5 von Zhipu AI (Z.AI), Beijing, China. Transkribierte Gesprächstexte werden pseudonymisiert zur KI-Verarbeitung an Z.AI übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Datentransfer nach China erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO in Verbindung mit einem Transfer Impact Assessment (TIA). Wir haben geprüft, dass die Pseudonymisierung der übermittelten Daten ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet.

Diese Website und alle API-Verbindungen nutzen aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) in der jeweils aktuellen Version (mindestens TLS 1.2, bevorzugt TLS 1.3). Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt.

Darüber hinaus setzen wir geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen umfassen u.a.:

• Zugriffskontrolle (rollenbasierte Berechtigungen, Multi-Tenant-Isolation)
• Zugangskontrolle (JWT-Authentifizierung, bcrypt-Passwort-Hashing)
• Verschlüsselung in Transit (TLS 1.3)
• Pseudonymisierung bei KI-Verarbeitungen
• Regelmäßige Sicherheits-Audits und Schwachstellenanalysen
• Audit-Logging sicherheitsrelevanter Aktionen

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu, die Sie jederzeit gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen können:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen, einschließlich Verarbeitungszweck, Kategorien, Empfänger und geplante Speicherdauer.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenportabilität (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermitteln oder direkt an einen anderen Verantwortlichen übertragen. VOCAI-Kunden können ihre Daten jederzeit über die Export-Funktion in der Plattform herunterladen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, soweit diese auf berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) beruht. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem wir unseren Sitz haben, oder die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes.